Pasākuma scenārijs

Šis ir tas mirklis, kad mērķim ir jābūt pavisam skaidram. Tāpat arī formātam, auditorijai un komandai.  Tagad tikai ir jāizplāno, kā tieši tas notiks. No lielām idejām ir jānolaižas pie sīkām detaļām.

Cilvēki ar pieredzi iesaka uzreiz domāt par to, kā parasti pietrūkst – par laiku un naudu. Ražošanas darbu saraksts – izmēri, termiņi un vēl, un vēl. Garlaicīgām lietām laiks vienmēr izrādās īss! Un saglabājiet veselīgu skepsi. Ātri, lēti un kvalitatīvi – šie trīs aspekti nekad nesastopas.

Scenārijs jāizstrādā pēc iespējas sīki, pa minūtēm. Tur ir viss – norises gaita, tehniskās detaļas, dalībnieki, atbildīgie, moderatora jautājumi, katram jautājumam atvēlētais laiks un vēl daudz kā cita. Lai pašiem rīkotājiem ir skaidrs, kas notiks katrā brīdī – kas tiks rādīts uz ekrāna, kamēr moderators uzdos jautājumu, kā mainīsies logo uz ekrāniem, kurā brīdī ir jāsāk vai jābeidz kādas aktivitātes, kādiem vadiem un mikrofoniem jābūt katrā diskusijā utt.

Nevajag paļauties tikai uz interesantiem dalībniekiem un profesionālu moderatoru! Arī paneļdiskusijai ir nepieciešams scenārijs. Plāno, kas notiks brīžos, kad jautājums būs izrunāts un iestāsies klusums. Kas notiks, kad nedarbosies projektors. Ko darīt, ja pasākums būs pārāk kluss vai skaļš. Padomājiet par plānu B, C, D. Iztēlojieties, ka esat tā apmeklētājs! Vai jūs sapratīsiet, kas ir jādara, kur jāiet, uz ko jāvērš uzmanība? Vai būs interesanti? Vai būs noderīgi? Vai jūs, nezinot nekā no pasākuma virtuves un lielajām idejām, gribētu tajā piedalīties?

Apzinot auditoriju, var izvēlēties pasākuma vietu un laiku. Ir savs laiks ierēdņiem, piemēram, darbdienu pēcpusdienas, savs laiks jauniešiem, piemēram, vakari,  nedēļas nogales. Medijiem patīk otrdienas un trešdienas līdz plkst. 16.00. Tāpat arī vieta – vai tas būs parks vai konferenču zāle, ietekmēs pasākuma auditoriju. Apmeklētāju loku nosaka arī pasākumā pieteiktā slavenība vai pasākuma vadītājs.

Pieredze liecina – ir ļoti, ļoti iespējams, ka 5 minūtes pirms pasākuma sākuma parādīsies negaidītas problēmas – tas ir jāieplāno. Ir jābūt gataviem uzņemt viesus jau 40 minūtes pirms izziņotā sākuma, lai pēdējā brīža stresu nenodotu tālāk apmeklētājiem. Tāpat ir jāpadomā, kas notiks tieši pēc pasākuma.

Auditorijas iesaistošajai daļai vienmēr jāparedz vairāk laika, nekā sākotnēji šķiet. Ja ieplānots auditoriju aicināt apspriest trīs jautājumus, jābūt gataviem, ka realitātē var sanākt apspriest tikai divus no tiem.

Lieliem  pasākumiem ar radošiem elementiem – koris, performance – ir noteikti nepieciešamas ne vien tehniskās tikšanās, bet arī mēģinājumi. Mazākiem formātiem var pietikt ar tehnisko tikšanos, sanākot kopā visiem, kas atbild par gaismu, skaņu, video u.c., kā arī rīkotāju pārstāvim. Bet arī mēģinājums nenāks par sliktu.
 

PASĀKUMA SCENĀRIJA PARAUGS