Sagatavošanās pasākumam

Pasākuma scenārijs

Lai pasākuma rīkotāju komandai, tehniskajam personālam un pasākuma dalībniekiem būtu skaidrs, kas, kad un kā notiks pasākuma laikā, ir jāsagatavo pasākuma scenārijs. Scenārijs ir tabula vai cits lietotājiem ērta formāta dokuments, kurā atspoguļota norises gaita, tehniskās detaļas, pasākuma dalībnieki, moderatora jautājumi vai aktivitātes, katram jautājumam atvēlētais laiks, atbildīgais par noteiktu uzdevumu (prezentācijas sagatavošana, telpas iekārtošana) un citas detaļas, kuras ir būtiskas veiksmīgam rezultātam.

Dažas no būtiskajām lietām, kam pievērst uzmanību un ko fiksēt scenārijā:

• Aktivitātes – kas plānots pasākuma laikā (diskusija, spēle, auditorijas jautājumi vai cita iesaiste u. tml.), kā tās norisinās, kas vada procesu.
• Vieta un iekārtojums – cik daudz vietas ir pasākuma dalībniekiem (skatuves/runātāju zonas izmērs) un apmeklētājiem. Kāds būs iekārtojums, t. i., vai nepieciešami krēsli, galdi vai cits inventārs vai dekorācijas un kā tās tiek izvietotas, cik daudz laika nepieciešams iekārtošanai. Ja norises vietā notiek vairāki pasākumi, vai iespējams redzēt programmu.
• Laika plāns – kādā secībā noris pasākuma aktivitātes, diskusijas, jautājumu daļa un cik laika atvēlēts katrai no tām. Kā varēšu informēt moderatoru, ja kādai no sadaļām beidzas plānotais laiks.

Lieti noderēs zīmīte ar laika atskaiti (5 min / 2 min), ar kuru diskrēti iespējams brīdināt moderatoru par to, ka jāsāk/jābeidz kāda aktivitāte.

• Apskaņošana – vai pasākumam ir nepieciešama apskaņošana un vai tiks izmantoti mikrofoni, cik un kādi ir nepieciešami; vai pasākumā ir aktivitāte, kuras laikā nepieciešama fona mūzika. Apskaņojot pasākumus, jāņem vērā blakus esošie kaimiņi un jānodrošina skaņas līmenis, kas netraucē citiem pasākumiem!

Izmantojot mikrofonus, atceries izvērtēt, cik mikrofonu būs nepieciešams atkarībā no dalībnieku skaita! Moderatoram būs vieglāk vadīt sarunu procesu, ja tam būs savs mikrofons. Savukārt katram sarunas dalībniekam savs mikrofons nav nepieciešams, jo visi dalībnieki nerunās vienlaicīgi.

• Ekrāns – ja tiek izmantots ekrāns, jāizvērtē, kas uz tā tiks rādīts, kamēr runās moderators, notiks diskusija vai tiks uzklausīti auditorijas jautājumi. Piemēram, attēls, prezentācija, video ar/bez skaņas. Kurš pārslēgs prezentāciju slaidus un kā viņš zinās, kurā brīdī to darīt. Vai materiālu atskaņošanai ir nepieciešams interneta pieslēgums, piemēram, kādu video klipu atskaņošanai.
  Ņem vērā, ka ekrāns  sev pievērš daudz uzmanības. Izvērtē, vai tā izmantošana tiešām ir nepieciešama! Iespējams, ka vērtīgāk būs fokusēties uz sarunu, bet prezentācijas izmantot konferencē.
• Auditorijas iesaiste – vai pasākumā tiek iesaistīta auditorija un kā tas notiks. Ja auditorija uzdod jautājumus, vai nepieciešams mikrofons auditorijas jautājumiem un kurš to pados auditorijā. Ja auditoriju paredzēts iesaistīt kā citādi, vai ir sagādāti visi tam nepieciešamie materiāli (piemēram, balsošanas kartītes).

Auditoriju var iesaistīt arī ar tehnoloģiskiem rīkiem, piemēram, izmantojot lietotnes Sli.do vai Menti.com, ar kuru palīdzību apmeklētāji var piedalīties aptaujā vai balsot par moderatora jautājumiem, turklāt atbildes ir anonīmas, kas nereti motivē izteikties brīvāk.

• Tulkošana – ja pasākums notiek svešvalodā, tam jānodrošina tulkojums latviešu valodā.

Galvenais ir skaidri saprasties, un veidi, kā nodrošināt tulkojumu, var būt dažādi, piemēram, var izmantot dažādas tulkošanas ierīces (tulks tulko pasākumu un apmeklētājs to klausās austiņās), bet iespējami arī tehniski vienkāršāki risinājumi – paredzēt, ka apmeklētāji, kam nepieciešams tulkojums, sēž vienkopus ar tulku.

• Audio/video ieraksts – vai tas ir nepieciešams un kur tas tiks izmantots pēc pasākuma.

Izvērtē, vai pasākuma formātu ir iespējams ierakstīt audio vai video, piemēram, ja tā ir spēle, zīmēšanas darbnīca, degustācija vai tml. Atceries, ka ne visiem pasākumiem video ieraksts ir nepieciešams! Ja pasākums ir saruna un tas tiek apskaņots, iespējams, audio ieraksts būs veiksmīgāks risinājums.

• Tiešraides – izvērtē, vai pasākuma formāts ir atbilstošs straumēšanai, un platformas, kurās tiešraide būs skatāma. Ja atbilde ir “jā”, noteikti padomā arī par to, lai tiek veikts arī tiešraides ieraksts, ko saglabāt arhīviem.

LAMPA priecāsies ievietot pasākuma tiešraidi skatīšanai arī festivāla mājaslapā, kā arī ievietot video ierakstu festivāla arhīvā mājaslapā un YouTube kanālā.

• Teksta transkripcija un tulkojums zīmju valodā – risinājumi, kuriem aicinām pievērst uzmanību vājdzirdīgas un nedzirdīgas auditorijas iekļaušanai.

Zīmju valodas tulks pasākumu var tulkot arī attālināti, ja tulku iespējams parādīt ekrānā, taču, tulkam esot klātienē, nedzirdīgiem apmeklētājiem būs ērtāk iesaistīties sarunā un uzdot jautājumus. Teksta transkripcija pārvērš runāto rakstītā tekstā, un to iespējams nodrošināt ar lietotņu Tilde, Balsu talka vai vēl citu palīdzību.

Izvērtē pasākuma mērķauditoriju un apdomā, kā vari uzlabot apmeklētāja pieredzi, it īpaši mērķa grupām, kurās ir cilvēki ar dažāda veida invaliditātēm.

Padomā arī par to, kas neplānoti varētu atgadīties pasākuma laikā un kāds ir plāns B, C, D šādās situācijās. Kas notiks, ja jautājums ir izrunāts un iestājas klusums; ko darīt, ja nestrādā prezentācija vai ekrāns.

Pieredze liecina – jo labāk ir paveikts mājasdarbs, jo mierīgāka ir sirds pasākuma dienā! Sagatavojot scenāriju un pārliecinoties par detaļām, atbrīvosiet laiku tam, lai bez satraukuma atrisinātu visu neparedzēto, kas var atgadīties īsi pirms pasākuma vai tā laikā.